2021. január 4-től minden adószámmal rendelkező magyarországi vállalkozónak kötelező adatot küldeni a NAV-hoz minden olyan számláról, módosító- és érvénytelenítő számláról, amire az áfatörvény számlázási szabályai vonatkoznak. Az adattovábbítási kötelezettség érvényes belföldre és külföldre, illetve magánszemélyeknek és vállalkozásoknak kiállított számlákra is.
Az adatszolgáltatás legegyszerűbb módja, ha a számlázó rendszert összekapcsoljuk a NAV Online Számla rendszerével – ez könnyedén elérhető a Shoptet Számlázás és az Online Számla alkalmazások segítségével.
Az alkalmazások kiválasztásával és megrendelésével kapcsolatban ügyfélszolgálatunk szívesen áll rendelkezésére az info@shoptet.hu e-mail címen.
Teendők listája
Pontosan tudjuk, hogy elsőre milyen bonyolultnak tűnik a NAV Online Számla beállítása és a két rendszer összekapcsolása. Az alábbi teendők listájával szeretnénk megkönnyíteni a dolgát, így pontokban összeszedtük, milyen adatokra van szüksége és ezeknek mi a funkciója.
- Ügyfélkapu regisztráció: ezzel kezdheti el a folyamatot, ez minden hivatalos ügyintézés alapja. Felhasználónév és jelszó szükséges hozzá.
- NAV Online Számla regisztráció: célja a vállalkozás bejelentése az adattovábbítási rendszerbe. A felhasználónév és jelszó páron kívül elérhetőségi adatokat (telefonszámot és e-mail címet) kell megadnia, ezek lehetnek azonosak az ügyfélkapu felhasználó adataival. Ezen kívül szükség van még a magánszemély adóazonosítójára (adókártyán szerepel) és a vállalkozás adószámára.
- Technikai felhasználó: ezt a NAV Online Számla rendszerén belül hozzuk létre, miután a 2. pont szerint létrehoztuk a felhasználói regisztrációt. A használatához felhasználónévvel és jelszóval kell rendelkeznie, amelyek megegyezhetnek a NAV Online Számla és Ügyfélkapu adataival, a lényeg, hogy könnyen emlékezzen rájuk.
- XML kulcsok: a rendszer automatikusan generálja az alábbi adatokat, melyek újak, nem azonosak a NAV Online Számla vagy Technikai felhasználó adataival, kivéve a jelszót. Aminek így birtokában lesz, az a felhasználónév és jelszó (itt újat kell megadnia, a NAV Online Számla felhasználó és Technikai felhasználóhoz tartozó jelszó mellett), illetve az XML kulcs és XML cserekulcs.
Az alábbi adatokat szükséges megadnia a Shoptet Számlázás aktiválásához:
- felhasználónév (amit a rendszer automatikusan generál a 4. pont alatt),
- jelszó (amit a 4. pont alatt külön ad meg),
- XML kulcs (amit a rendszer automatikusan generál),
- XML cserekulcs (amit a rendszer automatikusan generál)
Online Számla regisztráció
A következő részben lépésről lépésre, részletesen bemutatjuk, hogyan lehet regisztrálni az Online Számla rendszerébe.
0. lépés: regisztráció az Ügyfélkapun
Mint minden hivatalos ügyintézésnél, itt is fontos, hogy rendelkezzen Ügyfélkapuval. Ha induló vállalkozást épít, és még nem rendelkezik Ügyfélkapuval, ITT regisztrálhat. A regisztrációhoz felhasználónévre és jelszóra, valamit az adószámára lesz szüksége.
1. lépés: NAV Online Számla regisztráció
Az alábbi lépésekkel a NAV Online Számla hivatalos oldalán regisztrálhat.
Tekintse meg a videó-összefoglalást, vagy kövesse az alatta felsorolt műveleteket.
A regisztrációt kizárólag a vállalkozás képviseletére jogosult magánszemély végezheti, ez KATA-s vállalkozásnál az egyéni vállalkozó, egyéb esetekben a cégvezető.
- az Online Számla weboldala: https://onlineszamla.nav.gov.hu/home
- először lépjen a REGISZTRÁCIÓ gombra,
- majd az ADATSZOLGÁLTATÁSRA KÖTELEZETT ADÓZÓI REGISZTRÁCIÓ-ra, ahova az Ügyfélkapu felhasználó névvel és jelszóval jelentkezhet be,
- ha szeretne az egyik kollégájának, vagy akár a könyvelőjének is hozzáférést biztosítani, ezt az ÚJ FELHASZNÁLÓ HOZZÁADÁSA LÉTEZŐ REGISZTRÁCIÓHOZ opció alatt teheti meg
2. lépés: adatok megadása
Az ügyfélkapus bejelentkezést itt sem kerülheti el: adja meg a felhasználónevet és jelszót (amit az Ügyfélkapunál használ),
- ha minden rendben ment, a következő ablakban a rendszer jelzi a sikeres regisztrációt,
- majd az adóazonosító jel megadását kéri - ez NEM a vállalkozás adószáma, hanem az adókártyán található 10 számjegy,
- a következő ablaknál adjon meg egy felhasználónevet - javasoljuk, hogy ez legyen azonos az ügyfélkapus felhasználó nevével, hogy ne vesszen el a sok belépési adat között,
- ha a rendszer elfogadta a felhasználónevet, adja meg a regisztráció típusát,
- KATA-s, vagy egyéni vállalkozás esetén az Egyéni vállalkozó (magánszemély) opciót lehet választani,
- más vállalkozási formánál a Gazdálkodó szervezet pontot,
- ezt követően adja meg a vállalkozás adószámának első 8 számjegyét, majd kattintson az ADÓZÓI ADATOK ELLENŐRZÉSE gombra
Ha helyesen adta meg az adószámot, a rendszer automatikusan kitölt minden mezőt, melyeket fontos leellenőriznie:
- itt kell megadnia a felhasználónévhez tartozó jelszót: a felhasználó nevet 2 ponttal ezelőtt adta meg, a jelszót csak itt (érdemes feljegyezni, hogy ne vesszen el a sok belépési adat között),
- adjon meg elérhetőséget a kapcsolattartáshoz (e-mail cím, telefonszám),
- a rendszer zöld színnel jelzi, ha az adatokat a megfelelő formában adta meg: ha minden stimmel, kattintson a REGISZTRÁCIÓ gombra
Az Elsődleges felhasználó regisztrációjával már készen is vagyunk, a következő lépések viszont elengedhetetlenek ahhoz, hogy a Shoptet Számlázást is használhassa. Ehhez a technikai felhasználóra és az XML kulcsra van szükség.
3. lépés: technikai felhasználó hozzáadása az Online Számla rendszeréhez
Ezt a folyamatot már nem az Ügyfélkapun, hanem az Online Számla oldalán teheti meg: https://onlineszamla.nav.gov.hu/home
Ha több webáruházzal, vagy más projekttel rendelkezik, mindegyikhez külön technikai felhasználót kell készítenie.
- kattintson a BEJELENTKEZÉS gombra és adja meg a 2. lépésben megadott, NAV Online Számlára vonatkozó felhasználónevét és jelszavát - nem az ügyfélkapu bejelentkezési adatait kell itt megadni,
- ha egyetlen vállalkozás tartozik a felhasználónkhoz, akkor automatikusan a Cég - felhasználó kapcsolatok oldalra lépteti a rendszer,
- ha több vállalkozás is tartozik a felhasználóhoz, a nyílra kattintva léphet tovább a Cég - felhasználó kapcsolatok felületre,
- ha a rendszer nem lépteti tovább automatikusan, a menüben kattintson a Felhasználók pontra
- ha igen, kattintson az ÚJ FELHASZNÁLÓ pontra
- válassza ki a TECHNIKAI FELHASZNÁLÓ opciót (ez elengedhetetlen ahhoz, hogy létrejöjjön a NAV-val való adatkapcsolat és később automatikusan továbbíthassuk a Shopteten kiállított számlákat),
- adjon meg egy újabb jelszót - javasoljuk, hogy ez egyezzen meg a NAV Online Számla vagy Ügyfélkapu jelszavával, hogy ne vesszen el a sok bejelentkezési adat között,
- az oldal alján válassza ki a Számlák kezelése és Számlák lekérdezése pontokat, majd mentse el a módosítást.
A technikai felhasználót létre is hoztuk!
4. lépés: XML kulcs generálása
Ez a pont különösen fontos, az itt kapott adatokat kell majd bevinnie a Shoptet rendszerbe. Lépjen a KULCSGENERÁLÁS gombra, majd a következő lépésről a rendszer gondoskodik, generálja az adattovábbítási Felhasználónevet, XML aláírókulcsot és XML cserekulcsot is.
A NAV Online Számla felületén már nincs több teendője.
5. lépés: A Shoptet Számlázás és NAV Online Számla rendszer összekapcsolása
Az utolsó, egyben legfontosabb lépés következik, melynek során a NAV Online Számla felületén kapott adatokat megadja a webáruház adminisztrációjában az Összekapcsolás → Online Számla menüpontban az Általános fül alatt, ezzel létrehozva a közvetlen kapcsolatot a két rendszer között.
Ezentúl nem kell aggódnia az adatszolgáltatással kapcsolatban, a Shoptet Számlázásnak köszönhetően minden, vásárlói felé kiállított számla automatikusan megjelenik a NAV rendszerében, ezzel gyorsan és egyszerűen eleget téve kötelezettségének.
Online Számla alkalmazás
Ha az előző lépéseket végig követte, van egy jó hírünk: a bonyolult beállítások végére értünk. A továbbiakban ugyanis az Online Számla alkalmazásunk fog gondoskodni arról, hogy az adattovábbítási kötelezettségnek teljeskörűen eleget tegyen: adminisztrációnkba épített számlázó rendszerünk segítségével webáruházából automatikusan továbbítjuk a szükséges adatokat a NAV felé.
A fentiekből jól látható: legyen szó bármilyen bonyolult folyamatról, a Shoptet mindent megtesz, hogy alkalmazásaival segítse az online vállalkozások zökkenőmentes működését. Nagy figyelmet fordítunk a webáruházak törvényes működtetésére, ehhez pedig kiváló technikai hátteret is szolgáltatunk. Remek példa erre a most bemutatott Shoptet Számlázás és az Online Számla alkalmazások összehangolt működése.
Kérjük vegye figyelembe, hogy az admin felületen az Összekapcsolás -> Online számla -> Rekordok fülön látható státusz frissítése még nem automatikus. Ez azt jelenti, hogy a számlák küldésre kerülnek a NAV rendszere felé, azonban a státusz nem kerül automatikusan frissítésre. Munkatársaink dolgoznak rajta, hogy a státusz aktuális állapota legyen látható.