Rendelési állapotok
A rendelések állapotainak áttekintését az adminisztrációs felület Beállítások→ Rendelések → Rendelési állapotok menüpontja alatt találja.
- A Hozzáad gomb: új állapot létrehozása.
- Alapértelmezett: a vásárló új rendelése automatikusan abba az állapotba kerül, amelyik az első oszlopban alapértelmezettként van megjelölve.
- A rendelés állapotai: Teljesített, Folyamatban, Nem teljesített, Törölt olyan rendszerállapotok, amelyeket nem lehet törölni. A további, ön által létrehozott státuszokat el lehet távolítani. Néhány esetben javasoljuk az alapvető rendszerállapotok használatát.
- Fizetve állapot: ha az állapot a rendelésnél a Fizetve jelölést megváltRaktárkészlet-gazdálkodás
oztatja, az oszlopban megjelenik az Igen. Ha nem, akkor üresen marad. - Megjelenítés a készletben: jelzi, hogy a rendelés ebben az állapotban megjelenik-e a termék készletezése során. Az oszlop csak akkor jelenik meg, ha aktív a Raktárkészlet-gazdálkodás alkalmazás.
- Dokumentumok: meghatározza, milyen dokumentumokat hoz létre az adott állapot. A megjelenés egy rövidítés (AB - adóbizonylat, DK - díjbekérő, FL - fuvarlevél).
- Állapot e-mail: link az e-mail sablon beállítására, amely a rendelés adott állapotának változásakor kerül elküldésre.
- Rendszermegjelölés: a rendelések állapotai, amelyek rendszerállapotként vannak megjelölve, előre meghatározottak. Ezeket csupán módosítani lehet.
A megrendelés Teljesített rendszerállapotának kellene az utolsónak lennie, amelybe a rendelés a munkafolyamat közben átvált. Ez nem csak az ön munkáját könnyíti meg, de a rendszerünkét is. Ez arra az esetre érvényes, ha a csomag valósan kézbesítésre került a vásárlónak. Ha nem, akkor az utolsó állapot a Törölt lehet.
Abban az esetben is, ha az áru elküldése után még további események következnek (pl. az utánvét fogadása, stb.), a Teljesített állapot legyen az utolsó.
A rendelés állapotának részletei
- Név: a rendelési állapot megnevezése, pl. Teljesített, Törölt, stb.
- Szín: a rendelés számának háttérszínkitöltését határozza meg.
- Háttérszín: ezzel a színnel lesz kitöltve a rendelés egész sora az adott állapotban.
- A megrendelt tételek állapotának módosítása: a rendelés tételei az adott rendelési státuszra lesznek beállítva.
- A rendelés megjelölése kifizetettként: a rendeléshez hozzárendelődik a Fizetve matrica.
- Dokumentumok létrehozása: meghatározza, hogy a felkínáltak közül melyik dokumentum jön létre automatikusan, ha a rendelés állapota megváltozik.
- Fizetési módok: meghatározza, hogy melyik fizetést kell a rendelésnek tartalmaznia, hogy az dokumentum létrejöjjön.
Nemcsak a megrendelések automatikus állapotváltásával segít önnek a Megrendelések automatizálása alkalmazás. A rendelések viselkedését szabályok segítségével állíthatja be, pl.:
- A megrendelés állapota adott időszakhoz kapcsolható, így pl.: figyelemmel kísérhető, ha a futár nem veszi fel a küldeményeket és azok a raktárban hevernek, vagy a hosszú ideje kifizetetlen megrendeléseket.
- Speciális állapot állítható be a megjegyzésekkel ellátott rendelésekhez is.
A szabályok először kipróbálhatók tesztelő üzemmódban, és ezt követően alkalmazhatók a rendelésekhez.
Példa a rendelési állapotok megfelelő használatára
Ebben a fejezetben ismertetjük azokat a lehetőségeket, amelyeket a rendelési státuszok kínálnak. Bemutatunk önnek egy példát a használatukra, amely jelentősen megtakarítja a rendelések kezelésére fordított munkát és időt.
Megmutatjuk a rendszerállapotok és saját rendelési státuszok használatát dokumentumok generálásával a raktárkészlet-gazdálkodásban.
Nem teljesített
- rendszerállapot
- javasoljuk beállítani alapértelmezettnek
- ha megérkezik az online fizetés vagy átutalás, automatikusan létrejön a díjbekérő - ezt a megrendelés állapotának részletében az Dokumentum létrehozása és a Fizetési módok részben állíthatja be
- ha utánvét érkezik, akkor díjbekérő nem jön létre
- az állapot belső ellenőrzésre kész
Fizetés teljesítve
- javasoljuk, hogy alakítsa ki ezt az állapotot
- ha a vásárló közvetlenül fizet, akkor a megrendelés automatikusan a Fizetés teljesítve állapotra vált
- a megrendelés kifizetettként lesz megjelölve
- a megrendelő kap egy e-mailt, amelyben a webáruház igazolja, hogy az összeg megérkezett
Folyamatban
- rendszerállapot
- akkor használandó, ha a megrendeléssel minden rendben van, tehát van áru a raktáron és ki van fizetve, vagy utánvétes
- létrejön egy adóbizonylat - ez minden fizetési módra érvényes
- a webáruház adminisztrátorának a rendelést manuálisan kell átváltania erre az állapotra
- ezzel az állapottal dolgozik a raktár, a raktár tudja, hogy minden ilyen státuszú megrendelést be kell csomagolniuk és el kell küldeniük
- ez a módszer számol azzal, hogy a webáruházban nem rendelhető semmi olyan, ami nincs raktáron
- javasoljuk, hogy a vásárlóknak küldjön egy értesítő e-mailt, hogy a megrendelés feldolgozás alatt van
- az üzenetet manuálisan is elküldheti, de előnyösebb beállítani automata e-mail üzenetet
Árura vár
- ha a webáruházban az áru nincs raktáron, létrehozhat egy Árura vár, vagy Várakozik állapotot
- a megrendelés állapotváltásakor a vásárló kap egy e-mailt azzal a tartalommal, hogy a webáruház várja az árut ami egy adott időn belül elküldésre kerül
Javasoljuk kihasználni a Előkészítés funkció használatát, amelyet a megrendelés részletében talál a Előkészítés fül alatt.
Ha a megrendelés Feldolgozás alatt vagy Árura vár állapotban van, a raktár kezeli. A raktár személyzete elvégzi a teljessé tételt. A Beállítások → Rendelések → További beállítások menüpontban javasoljuk beállítani, hogy a teljessé tétel befejezése után a megrendelés automatikusan a Teljesítve státuszra váltson.
Teljesítve
- rendszerállapot
- a raktáros akkor vált erre a megrendelés állapotra, ha a csomag elküldésre kész, vagy ez az állapot automatikusan is átkapcsolhat a megrendelés teljessé tételének befejezése után
- a megrendelés részletében jelölje be a Raktárigény megoldva lehetőséget, ha rendelkezésére áll a Raktárkészlet-gazdálkodás alkalmazás
- ezzel egyidejűleg a vásárló kap egy e-mailt a következő tartalommal: „A küldemény már közeledik önhöz.“
- az e-mailben a megrendelő látja a csomag számát (a webáruház kezelőjének manuálisan kell a csomagszámot megadnia)
- ennek az állapotnak kell lennie az utolsónak, amelybe a megrendelés a munkafolyamat közben átvált, amennyiben a vásárló felé a kézbesítés valósan megtörténik
Visszafizetés
- ezt az állapotot létre lehet hozni
- abban az esetben nyújt jó szolgálatot, ha a vásárló visszakéri a kifizetését reklamációban, vagy áruvisszaküldésben
- ennek az állapotnak a segítségével a visszafizetendő tételről nem feledkezik meg
Törölt
- rendszerállapot
- ha a megrendelést Töröltre váltja, a benne szereplő termék(ek) automatikusan visszakerül(nek) a raktárkészletre
- a gyakorlatból ismert, hogy 90 %-ban kifizetetlen megrendelésekről van szó, vagy amelyek felbontatlanul kerülnek vissza a raktárba
- ennek az állapotnak kellene az utolsónak lennie, ha olyan helyzet áll elő, hogy az áru nem került kézbesítésre
