Számlázás és Dokumentumok
Ez a cikk a megrendelésekhez kapcsolódó dokumentumok létrehozásának és kezelésének funkcióit ismerteti. Rendszerünkben a megrendelésekhez tartozó dokumentumokat jelenti: az adóbizonylatokat (számlákat), a díjbekérőket, a jóváíró számlákat, a beérkezett fizetésekhez tartozó adóbizonylatokat és a szállítóleveleket.
Javasoljuk, hogy konzultáljon könyvelőivel vagy adótanácsadóival arról, hogy mely dokumentumokat állítsa ki, és milyen konkrét beállításokat válasszon a webáruházában található dokumentumokhoz.
A dokumentumok típusai
Az összes dokumentumtípust megtalálja az webáruháza adminisztrációs felületének Rendelések részében. A rendelések létrehozásával és kezelésével kapcsolatos részletek külön, a Rendelések cikkben találhatók.
Ez a szakasz leírja, hogyan lehet létrehozni az egyes dokumentumtípusokat a Shoptetben, és mik a jellemzőik.
Dokumentum áttekintése
Egy adott dokumentumtípus áttekintését a webáruháza adminisztrációs felületének Rendelések részében találja, pl. Rendelések → Számlák. A dokumentumáttekintés mind az 5 dokumentumtípus esetében szinte ugyanúgy működik.
Minden dokumentum áttekintése 4 fület tartalmaz – Összes dokumentum, Érvényes, Törölve és Napló.
Az első 3 fül gyors szűrést tesz lehetővé. Az Összes dokumentum fül az adott típusú összes létrehozott dokumentumot, az Érvényes fül csak az érvényes dokumentumokat, a Törölve fül pedig az érvénytelenített dokumentumokat mutatja.
A Napló fül a kiválasztott dokumentumtípus exportálási előzményeit mutatja. További részleteket a Dokumentum exportálása cikkben talál.
A dokumentumáttekintő táblázat felett található egy Szűrés gomb, amely a dokumentumok keresésére és szűrésére szolgál. Van egy Funkció gomb is, amely bizonyos (vagy az oldalon található összes) dokumentum kiválasztása után lehetővé teszi tömeges műveletek végrehajtását, például nyomtatást, törlést, érvénytelenítést stb.
Az áttekintő táblázatban alapvető információkat talál a dokumentumról, például a kiállítás dátumát, az összeget, a kapcsolódó dokumentumokat, stb. Ha az egérmutatót a dokumentum sora fölé viszi, a jobb oldali oszlopban ikonok jelennek meg a PDF-be exportáláshoz, a dokumentum nyomtatásához, valamint egy piros kereszt a dokumentum törléséhez.
A kódra kattintva megnyílik az adott dokumentum részletei.
Dokumentumok keresése szkennerrel
A nyomtatott és PDF dokumentumokon megjeleníthető vonalkód (ezt engedélyezze a dokumentumbeállítások részben). Ez a vonalkód tartalmazza a dokumentum számát, így a dokumentum könnyen kereshető az adminisztrációban egy vonalkódolvasó segítségével anélkül, hogy manuálisan kellene megadnia a dokumentum számát. Egyszerűen olvassa be a vonalkódot a dokumentum áttekintő oldalán található szkennerrel (pl. a számla áttekintésében a Rendelések → Számlák alatt), és a dokumentum azonnal megjelenik a keresési eredmények között.
Dokumentum részletei
Minden létrehozott dokumentum megnyitható és szerkeszthető az adminisztrációban. Ezt az oldalt dokumentum részletei-nek nevezzük. A különböző dokumentumtípusok részletei beállításokban és opciókban eltérnek, de a dokumentum részleteinek alapvető elrendezése és funkcionalitása minden típus esetében azonos marad.
A dokumentum felső sávja
A dokumentum felső sávjában a mentésre és törlésre szolgáló gombok mellett további lehetőségeket is talál.
E-mail: Lehetővé teszi a dokumentumhoz kapcsolódó tájékoztató e-mail küldését. A gombra mutatva megjelenik az adott dokumentumtípushoz elérhető tájékoztató e-mail sablonok listája.
Nyomtatás: Ez a menü a dokumentumhoz tartozó különféle nyomtatási beállításokat jeleníti meg. A részleteket a Dokumentumok nyomtatása részben találja.
Dokumentum: Létrehozhat egy másik típusú dokumentumot a megnyitott dokumentumhoz csatolva (pl. egy számlához tartozó jóváíró számlát), vagy navigálhat egy már csatolt dokumentumhoz (pl. ugorhat arra a megrendelésre, amelyhez a számlát létrehozták).
Export: A megnyitott dokumentumokat a menüben elérhető formátumok egyikébe exportálhatja. Az exportálással kapcsolatos további részletekért lásd a Dokumentumok exportálása cikket.
Shoptet Pay: Bizonyos dokumentumtípusok (számlák és jóváíró számlák) esetén megjelenik a Shoptet Pay opció, amely segíthet olyan műveletekben, mint a visszatérítés. A megfelelő működés érdekében győződjön meg arról, hogy a Shoptet Pay szolgáltatás aktív webáruházában.
A dokumentum fejléce
A dokumentum fejlécében megtalálja a dokumentumszámot, az ügyfél elérhetőségi és szállítási adatait, valamint a további részleteket, például a létrehozási és esedékességi dátumokat, a fizetési információkat stb.
A dokumentum száma nem módosítható a rendszerünkben.
A dokumentum részletei között szerkesztheti az ügyfél elérhetőségi adatait és a számlázási és szállítási címeket. Vigye az egérmutatót egy adott információs rész fölé a Módosítás gomb megjelenítéséhez. Erre a gombra kattintva megnyílik egy ablak, ahol módosíthatja az adott rész adatait.
A dokumentum fejléce olyan mezőket is tartalmaz, amelyek alapvető dokumentuminformációkat tartalmaznak, mint például a Kiállítás dátuma, a Fizetési határidő, a Fizetési mód, stb. Ezek az adatok dokumentumtípusonként eltérőek. Ha egy mező szürkén jelenik meg, akkor az információ nem szerkeszthető. A nem szürkén jelölt mezőkben található információkat szükség szerint módosíthatja.
A dokumentum tételei
A Tételek lapon a dokumentumban található összes tétel látható. Ezek jellemzően abból a megrendelésből származó tételek, amelyhez a dokumentumot létrehozták.
A dokumentum összes tételét szerkesztheti – például kedvezményt adhat hozzá, módosíthatja a mennyiséget, vagy módosíthatja az árat, stb. Egy tétel szerkesztéséhez kattintson a tétel nevére. Bármelyik tételt törölheti is.
Kattintson a termékkódra a termék részleteinek gyors eléréséhez.
A tételtábla alatti Hozzáad gombbal további tételeket vehet fel, vagy például általános kedvezményt alkalmazhat a teljes dokumentumra.
A dokumentum előzményei
Az Előzmények lapon megtalálja a dokumentumon végrehajtott módosítások listáját. Minden egyes módosítás tartalmazza a módosítás dátumát és időpontját, valamint azt, hogy melyik felhasználó vagy kiegészítő funkciók és bővítmények végezte azt.
Megjegyzések
Bizonyos dokumentumtípusokhoz megjegyzéseket is fűzhet. Ezek belső használatra szolgálnak, így csak Ön és a többi webáruház kezelő láthatja azokat.
Minden dokumentumtípushoz hozzáadhat megjegyzést. Ez a megjegyzés mindig megjelenik a dokumentum nyomtatott verzióján.
Számlák
Az adóbizonylat, közismert nevén számla, egyfajta számviteli bizonylat. Ha Ön ÁFA-fizetőként regisztrált, akkor köteles adóbizonylatokat kiállítani a hatályos jogszabályoknak megfelelően. Rendszerünk megfelel az adóbizonylatokra vonatkozó összes jogszabályi követelménynek. Ha Ön nem ÁFA-fizető, javasoljuk, hogy a megrendelésekről számlákat állítson ki, és azokat használja bevételi bizonylatként a könyveléshez.
A webáruház adminisztrációjában a Rendelések → Számlák menüpont alatt találja a számlák áttekintését. Az áttekintésből lehetőség van a számlák nyomtatására vagy exportálására. A számla számára kattintva megnyílik a részletei.
Új számla létrehozása
A webáruházban többféleképpen is létrehozhat számlát manuálisan, az alábbiakban ismertetett módon. A számlák automatikusan is kiállíthatók a megrendelésekhez a rendelés állapota változásai alapján. Részletekért lásd az Automatikus dokumentumlétrehozás részt.
Rendelés részletei: A kiválasztott rendelési részletekben válassza a Dokumentum → Számla létrehozása lehetőséget a felső menüben. Ezzel megnyílnak a számla alapvető tulajdonságainak beállítására szolgáló lehetőségek, amelyek a rendeléshez lesznek kapcsolva.
Rendelés áttekintése: Több rendelés egyidejű számlázásának tömeges létrehozására szolgál. Jelölje be a kiválasztott rendeléseket a Rendelések → Rendelések menüpontban, majd válassza a Funkció menü Létrehoz → Számla lehetőségét, és erősítse meg.
Számla áttekintése: A Rendelések → Számlák menüpontban kattintson a Hozzáad gombra, és töltse ki az alapvető számlaadatokat. Ez a számla nem kapcsolható rendeléshez.
Díjbekérő részletei: A kiválasztott díjbekérő részleteinél válassza a Dokumentum → Számla létrehozása lehetőséget a felső menüben. Itt beállíthatók a számla alapvető tulajdonságai, beleértve a díjbekérőhöz és esetleg a beérkezett fizetéshez kapcsolódó bizonylathoz (ha van) való kapcsolását.
Díjbekérő
A díjbekérő, amelyet néha előleg számlának is neveznek, nem szigorú értelemben vett pénzügyi vagy adózási dokumentum. Előfizetési kérelemként szolgál – például áruk leszállítása vagy szolgáltatás nyújtása előtt. Nem tartalmazza az áfát, és nem kerül be a számviteli rendszerbe kötelezettségként vagy követelésként. Mind az áfafizetők, mind a nem áfafizetők kiállíthatják. A díjbekérő befizetésének beérkezése után egy szabványos számlát vagy beérkezett fizetési adóbizonylatot kell kiállítani. Rendszerünk lehetővé teszi a díjbekérők és a későbbi adózási dokumentumok egyszerű létrehozását.
A webáruház adminisztrációs felületén a Rendelések → Díjbekérő menüpont alatt találja a díjbekérők áttekintését. Az áttekintésből kinyomtathatja vagy exportálhatja a díjbekérőket. A számla számára kattintva a részletek oldalra jut.
A díjbekérők már létrehozott adóbizonylatokhoz (számlákhoz) társíthatók. Egyszerűen lépjen a kiválasztott számla részleteihez, és adja hozzá a díjbekérőt tételként. A számla összege csökken az előleg összegével.
Új díjbekérő létrehozása
Webáruházban manuálisan is létrehozhat díjbekérőt az alább felsorol módszerekkel. A megrendelésekhez díjbekérők automatikusan is kiállíthatók a rendelés állapota változása alapján. A részleteket az Automatikus dokumentumlétrehozás részben találja.
Rendelés részletei: A kiválasztott rendelés részleteinél válassza a Dokumentum → Díjbekérő létrehozása menüpontot a felső menüben. Megnyílik egy menü, ahol beállíthatja a díjbekérő alapvető tulajdonságait. Ez a díjbekérő ehhez a rendeléshez lesz kapcsolva.
Rendelés áttekintése: Ez több rendelés egyidejű, tömeges díjbekérőjének létrehozására szolgál. A Rendelések → Rendelések menüpontban jelölje be a kiválasztott rendeléseket, válassza a Funkció menü Létrehoz → Díjbekérő menüpontját, és erősítse meg a kiválasztást. A létrehozott díjbekérők a kiválasztott rendelésekhez lesznek kapcsolva.
Díjbekérő áttekintése: A Rendelések → Díjbekérő részben kattintson a Hozzáad gombra, és töltse ki a díjbekérő alapvető adatait. Az így létrehozott díjbekérő nem kapcsolható rendeléshez.
Jóváíró számla
A jóváíró számla, hivatalos nevén korrekciós adóbizonylat, a kiállított adóbizonylatok módosítására szolgál. Kiállítására például áruk visszaküldése, kedvezmény nyújtása vagy panasz esetén kerül sor. Az áfafizetők a törvénynek megfelelően kötelesek jóváíró számla kiállítására. A jóváíró számla hivatkozik az eredeti adóbizonylatra, amin fel kell tüntetnie a javítás okát, valamint az új adóalapot és az áfa összegét. Rendszerünk megfelel ezeknek a jogi követelményeknek, lehetővé téve a jóváíró számlák egyszerű kiállítását.
A webáruház adminisztrációjában a Rendelések → Jóváíró számla menüpont alatt találja a jóváírások áttekintését. Az áttekintésből a jóváírások nyomtathatók vagy exportálhatók. A jóváíró számla számára kattintva megnyílik annak részletei.
A jóváírás részleteinek felső sávjában található a Raktár-Töltés gomb. Erre a gombra kattintva az összes jóváírásos tétel automatikusan visszakerül a készletbe. A tételek automatikusan visszakerülnek a készletbe, ha egy rendelést törölnek (a Visszavont rendelési állapotra váltáskor). A már törölt rendelések esetében a Készletfeltöltés gomb nem használható a jóváírás részleteiben.
Új jóváíró számla létrehozása
Jóváíró számlát manuálisan is létrehozhat webáruházában az alábbiakban részletezett számos módszerrel. Az olyan megrendelések esetében, amelyekhez már tartozik adóbizonylat, a jóváíró számlák automatikusan is kiállíthatók a megrendelés rendelési állapotának Visszavont-ra módosítása alapján. A részleteket az Automatikus dokumentumlétrehozás részben találja.
Számla részletei: A kiválasztott számla részleteinél válassza a felső sáv Dokumentum → Jóváírási értesítés létrehozása menüpontját. Megnyílik egy menü, amelyben beállíthatja a jóváíró számla alapvető tulajdonságait. Az így létrehozott jóváíró számla automatikusan kapcsolódik a számlához.
Fizetési adóbizonylat részletei: A kiválasztott fizetési adóbizonylat részletes nézetében válassza a Dokumentum → Jóváírási értesítés létrehozása lehetőséget a felső sávból. Ezzel megnyílik egy menü, amelyben beállíthatja a jóváírás alapvető tulajdonságait. Az így létrehozott jóváírás automatikusan összekapcsolódik a fogadott fizetési adóbizonylattal.
Jóváírások áttekintése: A Rendelések → Jóváíró számla menüpontban kattintson a Hozzáad gombra, és töltse ki a jóváírás alapadatait. A számlaszám megadásával a jóváírás a megfelelő számlához lesz kapcsolva.
Létrehozáskor a jóváíró számla automatikusan tartalmazza a számla összes tételét, kivéve azokat a típusokat, amelyeket kizárt a dokumentumbeállításokban (részletek a jóváíró számla beállításai részben). Ha részleges jóváíró számla létrehozását szeretné elvégezni, egyszerűen törölje a kijelölt tételeket, és csak azokat hagyja meg a jóváíró számla alatt, amelyeket az eredeti számláról javít (pl. a vevőnek visszaküldött tételek).
Szállítólevelek
A Szállítólevél egy olyan dokumentum, amely igazolja az áruk átadását a szállító és a vevő, azaz Ön és az ügyfelei között. Általában tartalmazza az áruk mennyiségét, típusát, a szállítás dátumát és esetleg az átvételt visszaigazoló személy nevét. A szállítólevél nem számviteli vagy adózási dokumentum, de a fizikai kézbesítés igazolására szolgálhat. Hasznos a szállítmányok nyomon követéséhez és az esetleges panaszok rendezéséhez.
A webáruház adminisztrációjában a Rendelések → Szállítólevelek menüpontban megtalálja a szállítólevelek áttekintését. Ebből az áttekintésből a szállítólevelek nyomtathatók vagy exportálhatók. A szállítólevél számára kattintva megnyílnak a részletei.
Új szállítólevél létrehozása
A webáruházban manuálisan is létrehozhat szállítólevelet az alábbi két módszerrel. A szállítólevelek automatikusan is kiállíthatók a rendelés állapota változása alapján. A részletek az automatikus dokumentum létrehozása részben találhatók.
Rendelés részletei: A kiválasztott rendelés részleteinek oldalán válassza a Dokumentum → Szállítólevél létrehozása lehetőséget a felső menüben. Megnyílik egy menü, amelyben beállíthatók a szállítólevél alapvető tulajdonságai. Ez a szállítólevél az adott rendeléshez lesz kapcsolva.
Szállítólevelek áttekintése: A Rendelések → Szállítólevelek áttekintésében kattintson a Hozzáad gombra, és töltse ki az alapvető információkat. Létrehozhat egy üres szállítólevelet, vagy összekapcsolhatja azt egy kiválasztott rendeléssel a rendelési szám megadásával.
Fizetési adóbizonylat
A Beérkezett fizetési bizonylat megerősíti, hogy Ön, mint szállító, fizetést kapott a vevőtől, akár készpénzben, átutalással, akár más módon. A nem ÁFA-fizetők a bizonylatot számviteli bizonylatként használhatják a jövedelemhez. Az ÁFA-fizetők számlát állítanak ki ezen bizonylat alapján (ha még nem állítottak ki adóbizonylatot).
Javasoljuk, hogy konzultáljon könyvelőjével a webáruházába beérkezett fizetési bizonylatok használatáról.
A webáruház adminisztrációjában a Rendelések → Fizetési adóbizonylat menüpontban talál egy áttekintést a beérkezett fizetési bizonylatokról. Ebből az áttekintésből nyomtathatja vagy exportálhatja a bizonylatokat. A bizonylat számára kattintva megnyílnak a részletek.
A létrehozott, beérkezett fizetési adóbizonylatokat hozzárendelheti a már létrehozott adódokumentumokhoz (számlákhoz), ha mindkettő ugyanahhoz a rendeléshez kapcsolódik. Ebben az esetben egyszerűen lépjen a kiválasztott számla részleteihez, és adja hozzá a beérkezett fizetési igazolást számlatételként. A számla összege csökken a beérkezett fizetés összegével.
Minden beérkezett fizetési bizonylat zárolható a további szerkesztés érdekében. A nyugta részleteinél jelölje be a Zárolás opciót, és erősítse meg. Ez zárolja a nyugtát. A nyugta automatikusan lezárul, miután hozzáadták a számlához.
Új fizetési adóbizonylat létrehozása
A fizetési adóbizonylatokat manuálisan is létrehozhatja az alább ismertetett módszerekkel. A bizonylatok automatikusan is kiállíthatók, akár a rendelés állapotának változása alapján (részletekért lásd az automatikus dokumentumlétrehozás, akár a fizetés beérkezésekor (csak beérkezett online fizetések esetén aktiválhatja ezt az opciót a fizetési igazolás beállításai) részben).
A fizetés beérkezésekor az automatikus dokumentumlétrehozás csak egyféleképpen történhet – vagy a megrendelés állapotának változása alapján, vagy a fizetés kézhezvételekor. Ha mindkét lehetőséget engedélyezi, a dokumentumok automatikusan csak a fizetési bizonylatok alapján jönnek létre.
Rendelés részletei: A kiválasztott rendelés részletes nézetében válassza a Dokumentum → Fizetési bizonylat létrehozása lehetőséget a felső menüben. Ezzel megnyílik egy menü, ahol beállíthatja a fizetési bizonylat alapvető tulajdonságait. A létrehozott dokumentum a rendeléshez lesz kapcsolva, és ahhoz lesz releváns.
Díjbekérő részletei: A kiválasztott díjbekérő részleteinél válassza a Dokumentum → Fizetési bizonylat létrehozása lehetőséget a felső menüben. Ezzel megnyílik egy menü, ahol beállíthatók a fizetési bizonylat alapvető tulajdonságai. A létrehozott dokumentum ehhez a díjbekérőhöz fog kapcsolódni. Ha a díjbekérő egy rendeléshez kapcsolódik, akkor a fizetési bizonylat is ehhez a rendeléshez lesz kapcsolva.
Fizetési adóbizonylat áttekintése: A Rendelések → Fizetési adóbizonylat áttekintésben kattintson a Hozzáad gombra, és töltse ki a fizetési bizonylat alapvető adatait, beleértve a rendelési számot vagy a díjbekérőt, amelyhez kapcsolódik.
Automatikus dokumentumkészítés
Kiválasztott dokumentumtípusok (számlák, díjbekérők, szállítólevelek és beérkezett fizetési adóbizonylatok) létrehozhatók egy megrendeléshez automatikusan a rendelés állapota változása alapján. Az ilyen típusú dokumentumok automatikusan kiállíthatók bármely megrendelési állapothoz, kivéve a Visszavont rendszerállapotot.
Amikor egy rendelés Visszavont rendszerállapotba kerül, automatikusan csak jóváíró számla hozható létre. További részletek az Automatikus jóváírás létrehozása megrendelés visszavonásakor című részben találhatók.
A Beállítások → Rendelések → Rendelési állapotok menüpontban kattintson arra az állapotra, amelyhez automatikusan létre szeretné hozni a dokumentumokat. Az állapot részleteinél, a Dokumentumok létrehozása részben jelölje be az automatikusan létrehozni kívánt dokumentumtípusokat és azok fizetési módját. Miután a kiválasztott fizetési módokkal rendelkező megrendelés átállt erre az állapotra, a kiválasztott dokumentumok kiállításra kerülnek. Ha a megrendeléshez már létezik az adott típusú dokumentum, akkor az nem jön létre újra a megrendelés állapotának módosításakor – így elkerülhetők a dokumentumok duplikációi.
Automatikus jóváírás létrehozása megrendelés visszavonásakor
Automatikusan csak akkor hozhat létre jóváírást, ha a rendelés állapota Visszavont állapotra vált. Ez a lehetőség más állapotok esetén nem érhető el. A Visszavont állapot részleteinél jelölje be a Jóváírás generálása lehetőséget.
Miután egy megrendelés Visszavont állapotba került, automatikusan generálódik egy jóváíró számla. A feltétel az, hogy a megrendeléshez a lemondás előtt már ki kell állítani egy adózási dokumentumot (pl. számlát), amelyhez a jóváíró számla kapcsolódhat.
A törvény szerint a jóváíró számláknak tartalmazniuk kell a kiállításuknak okát. Az automatikusan létrehozott jóváíró számlák esetében az okot a jóváíró számlák beállításai részben található Adódokumentum javításának elsődleges oka opció közül kell kiválasztani.
Az automatikusan létrehozott jóváírások mindig minden rendelési tételhez készülnek – a beállítások alapján ez korlátozódhat csak a termékekre, vagy tartalmazhatja a szállítást, a fizetést és az ajándékokat is. Bizonyos tételekhez tartozó jóváírás csak a manuális jóváírás létrehozása segítségével lehetséges.
Dokumentumok automatikus küldése e-mailben
A rendelés állapotának módosításával nemcsak dokumentumokat hozhat létre, hanem automatikusan elküldheti azokat az ügyfeleknek e-mailben. A Beállítások → E-mailek → Automatikus küldés menüpontban, a Rendelési állapotok fülön kattintson a megfelelő rendelési állapot nevére az adott állapothoz tartozó e-mail sablon szerkesztéséhez. A sablon részleteinél a Mellékletek alatt jelölje be a sablonnal elküldeni kívánt dokumentumtípusokat. Az automatikus e-mail küldéssel kapcsolatos további részletekért lásd a Tájékoztató e-mailek cikket.
Dokumentumbeállítások
A dokumentumbeállításokat a webáruház adminisztrációjában a Beállítások → Rendelések → Dokumentumok menüpont alatt találja. Az oldal az egyes dokumentumtípusok és az alapértelmezett beállítások szerint van felosztva.
Javasoljuk, hogy a webáruház és a vállalkozás dokumentumbeállításaival kapcsolatban konzultáljon könyvelőjével vagy adótanácsadóival.
Számlázási cím és Fizetési információk
Bizonyos információk más beállításokból kerülnek rá a dokumentumokra.
A Számlázási cím az adminisztrációs felületen, a Beállítások → Alapbeállítások → Áruház beállítása menüpontban, a Számlázási információk fülön található. További részletekért lásd az Áruház beállításai cikket.
A Fizetési információk (bankszámla) automatikusan szerepelnek a kiválasztott dokumentumokon, ha azokat az adminisztrációban a Beállítások → Alapbeállítások → Pénznem menüpontban, az egyes pénznemek beállításain belül kitölti. Javasoljuk, hogy mindig adja meg mind a belföldi, mind a nemzetközi IBAN formátumot, valamint az egyes pénznemekhez tartozó BIC (SWIFT) kódot. További részletekért lásd a Pénznemek cikket.
Dokumentumszámozás
A dokumentumszámozás beállítási lehetőségei különböző dokumentumtípusokhoz érhetők el, és minden típus esetében ugyanúgy működnek. A kivételeket a cikk későbbi részében, az adott dokumentumtípusok alatt említjük.
A dokumentumszám hossza a Karakterszám opció által meghatározott. Mindig egy Előtagból és egy számsorozatból áll. A számsorozat az Ettől kezdve opcióval beállított számmal kezdődik, automatikusan növekszik, és nullákkal van kiegészítve a karakterhossznak megfelelően.
Példa: Rendelések esetén, ha az előtagot 2025-re állítja, a karakterek számát 10-re, a kezdőszámot pedig 23-ra, akkor az első létrehozott rendelés száma 2025000023 lesz.
A megrendelésekhez véletlenszerű számozást állíthat be az automatikusan növekvő numerikus sorozatok helyett. Ez a beállítás egyedi a megrendelésekre; más dokumentumtípusok esetén pedig mindig numerikus sorozatot használ a rendszer.
Előtag
Az Előtag a dokumentumszám kezdetét határozza meg. Az előtag tartalmazhat számjegyeket, betűket (nagy- és kisbetűket diakritikusok nélkül) és karaktereket -, ., /, vagy _.
Javasoljuk, hogy a dokumentumszámok előtagjaiban csak számjegyeket használjon. Betűk és nem numerikus karakterek használata a dokumentumszámozásban problémákat okozhat az automatikus fizetés összekapcsolás során.
Ennek az az oka, hogy a bizonylatszámokat változó szimbólumként használják a fizetésekhez. A változó szimbólum csak számjegyeket tartalmazhat. Ha egy bizonylatszám betűket és számjegyeket is tartalmaz, akkor csak a számjegyek kerülnek be a változó szimbólumba. Ennek eredményeként a fizetés nem párosítható automatikusan a bizonylattal, amely ilyen szimbólumot használ.
A dátumokat gyakran előtagként használják, amelyek a dokumentumtípus létrehozásának időpontját jelzik. Az aktuális dátum automatikus szerepeltetéséhez a dokumentumszámban, a következő változókat használhatja az előtagbeállításokban:
%YYYY%: egész év, pl.2025%YY%: rövidített év, pl. a 2025-ös év25-ként%MM%: hónap, pl. szeptember09-ként%DD%: nap, pl. a hónap ötödik napja, mint05
Ezek a változók kombinálhatók, így egy teljes dátumot is használhat előtagként, például %YY%%MM%%DD%.
Karakterek száma és egyéb számsorozat beállítások
Karakterszám: Ez a dokumentumszámban szereplő összes karakter teljes száma, beleértve az előtagot is.
Ettől kezdve: Megadja a numerikus sorozat kezdetét.
Párosítsa a fizetésazonosító számot a rendeléssel: Ennek az opciónak a bejelölése esetén a csatolt rendeléshez tartozó változó szimbólum (VS) a dokumentumtípusra kerül alkalmazásra. A dokumentum számozási sorozata azonban független marad a rendelési számoktól.
Rendelések
Az Előtag, Karakterszám és Ettől kezdve opciók a sorszámozás beállítására szolgálnak. A részleteket a Dokumentumszámozás részben találja.
Szám létrehozása: Lehetővé teszi annak eldöntését, hogy az előtag utáni rendelési szám automatikusan számozott sorozatként növekedjen, vagy minden egyes rendeléshez véletlenszerű számot használjon az előtag után. Ez egy egyedi beállítás a rendelésekhez.
Megjegyzéssel együtt nyomtassa ki a tételeket: A megrendelés nyomtatott verziójában megjegyzések jelennek meg a termékek mellett. Megjegyzést fűzhet egy termékhez a webáruház adminisztrációjában, ha a rendelés részleteiben a termékre kattint.
A termék helyének megjelenítése a raktárban: A megrendelés nyomtatott verzióján megjelenik a tétel raktári pozíciója. A termék raktári pozícióját a termék részleteinél a Raktár fülön állíthatja be.
Termékparaméter hozzáadása az elem megjegyzéséhez: Lehetővé teszi a termék részleteiben található Paraméterek fülön található leíró paraméterek hozzáadását a rendeléshez tételjegyzetként. Ezek a paraméterek és értékeik automatikusan szerepelni fognak a rendelés létrehozáskor. Ha meg szeretné jeleníteni ezeket a paramétereket a nyomtatott rendelési verzióban, aktiválja a Megjegyzések hozzáadása opciót. Írja be az egyes paramétereket egy új mezőbe. Új mező hozzáadásához kattintson a + ikonra.
Díjbekérők
Az Előtag, Karakterszám, Ettől kezdve és a Párosítsa a fizetésazonosító számot a rendeléssel opciók a díjbekérők számozásának beállítására szolgálnak. Részletek a Dokumentumszámozás részben találhatók.
Megjegyzéssel együtt nyomtassa ki a tételeket: A díjbekérő nyomtatott verziójában a tételek mellett megjegyzések jelennek meg. A díjbekérő részletes nézetében a tételre kattintva fűzhet megjegyzést egy tételhez.
A megrendelésből származó jegyzetek hozzáadása a dokumentumhoz: A kapcsolt rendelés tételjegyzetei automatikusan megjelennek a díjbekérőn.
Előleg összege százalékban (%): Beállítja az előleg összegének alapértelmezett százalékát, amely a díjbekérőkön jelenik meg. Az előleg összegét minden egyes díjbekérő részleteinél módosíthatja.
Számlák
Az Előtag, Karakterszám, Ettől kezdve és a Párosítsa a fizetésazonosító számot a rendeléssel opciók a számlák számozására szolgálnak. Részletek a Dokumentumszámozás részben találhatók.
Használjon speciális numerikus sort a pénztárhoz: Lehetővé teszi a nyilvántartásból kiállított számlák külön számozásának beállítását. A Nyilvántartás funkció még nem érhető el a Shoptet magyar verziójában.
Jótállás megjelenítése: A számla nyomtatott verzióján szerepelni fog a termékgarancia.
Megjegyzéssel együtt nyomtassa ki a tételeket: A számla nyomtatott verziójában a tételek mellett megjegyzések jelennek meg. Az adminisztrációs részben a tételre kattintva a számla részletei között megjegyzést fűzhet hozzá.
EAN hozzáadása a megjegyzéshez: A termék EAN megjelenik a tétel megjegyzésében a számlán. Ki kell választania a Megjegyzéssel együtt nyomtassa ki a tételeket lehetőséget is.
A megrendelésből származó jegyzetek hozzáadása a dokumentumhoz: A csatolt rendelés tételmegjegyzései automatikusan megjelennek a számlán.
Jóváírási értesítések
Az Előtag, Karakterszám és Ettől kezdve opciók a jóváíró számlák számozásának beállítására szolgálnak. A részleteket a Dokumentumszámozás részben találja.
Jelezze a javított és az eredeti dokumentum közötti különbséget: Ennek a lehetőségnek a kiválasztásával a jóváíró számla mutatja a javított és az eredeti adóalap, adó és eredeti összeg közötti különbséget.
Megjegyzéssel együtt nyomtassa ki a tételeket: A jóváíró számla nyomtatott verziójában megjelennek a tételhez tartozó megjegyzések. Tételhez tartozó megjegyzést az adminisztrációban a dokumentum részletein belüli tételre kattintva adhat hozzá.
Adódokumentum javításának elsődleges oka: A megadott ok alapértelmezettként jelenik meg a jóváíró számlákon. A javítás okát az egyes jóváíró számlák részleteinél módosíthatja.
Automatikus újrakészletezés a jóváírás létrehozásakor: A jóváíró számla létrehozása után a megrendelésben szereplő tételek automatikusan visszakerülnek a készletbe.
Ne szerepeltesse ezeket a tételeket a jóváírásban:: Új jóváírás létrehozásakor az összes olyan számlatétel automatikusan szerepelni fog, amelyre a jóváírás vonatkozik. Ha bizonyos tételtípusokat (szállítás, fizetés, ajándék) ki szeretne zárni a számlákról származó jóváírásokból, jelölje be a megfelelő típust ebben a beállítási opcióban. Szükség esetén manuálisan is hozzáadhat kizárt tételeket egy adott jóváíráshoz.
Szállítólevelek
Az Előtag, Karakterszám és Ettől kezdve opciók a szállítólevelek számozására szolgálnak. A részleteket a Dokumentumszámozás részben találja.
Megjegyzéssel együtt nyomtassa ki a tételeket: A szállítólevél nyomtatott verziójában megjelennek a tételhez tartozó megjegyzések. Tételhez tartozó megjegyzést az adminisztrációban a dokumentum részletein belül a tételre kattintva adhat hozzá.
Vonalkód (EAN) nyomtatása tételekhez: Az EAN számmal ellátott vonalkód kerül nyomtatásra a szállítólevélen azoknál a tételeknél, amelyekhez EAN van beállítva.
Fizetési igazolás
Kétféle számozási lehetőség közül választhat: Szekvenciális számozás vagy Számozás összekapcsolt dokumentumok szerint.
Szekvenciális számozás
Ennek a beállításnak a kiválasztásával a fizetési bizonylatok – a többi dokumentumhoz hasonlóan – szekvenciálisan lesznek számozva. Ehhez a számozási sorozathoz olyan beállításokat konfigurálhat, mint az Előtag, a Karakterszám és az Ettől kezdve. További részletek a Dokumentumszámozás részben találhatók.
Számozás összekapcsolt dokumentumok szerint
Ennek a beállításnak a kiválasztása egy, a többi dokumentumtól eltérő számozási rendszert hoz létre a fizetési bizonylatokhoz. A szám egy előre definiált Előtagból és a fizetési bizonylathoz tartozó rendelési vagy előlegszámla számából, valamint egy kötőjel utáni sorszámból jön létre. A kötőjel utáni sorszám akkor hasznos, ha a rendelési vagy előlegszámla összege több bejövő fizetésre van felosztva.
Előtag a rendelésekre/díjbekérőkre vonatkozó fizetési bizonylatokhoz: Lehetővé teszi az adófizetési bizonylatok előtagjának beállítását, a megrendelésekhez és a díjbekérőkhöz különböző beállításokkal. Ez az előtag legfeljebb 7 karakter hosszú lehet, és tartalmazhat számokat, betűket (diakritikusok nélkül), valamint a -, ., /, és _ karaktereket.
Automatikus dokumentum kiállítás fizetés beérkezésekor
Automatikus dokumentum kiállítás fizetés beérkezésekor: A fizetési bizonylat adóbizonylatát a fizetés beérkezése után automatikusan kiállítjuk. Az automatikus kiállítás csak a beérkezett online fizetések esetén történik. Ha már beállította a fizetési bizonylatok automatikus létrehozását a rendelés állapotváltozásai alapján, és ezt a lehetőséget is kiválasztja, a dokumentumok csak a beérkezett fizetések alapján jönnek létre automatikusan, a rendelés állapotváltozásai alapján nem.
Általános dokumentumbeállítások
Dokumentumok exportálása
A Dokumentumok exportálása részben a dokumentumexportálásokat érintő beállításokat találja.
ISDOC formátum
Az ISDOC formátum az elektronikus számlázás szabványa Csehországban. Ez azt jelenti, hogy ez a formátum csak Csehországban támogatott. Javasoljuk, hogy konzultáljon a rendszerszolgáltatójával, ha ebben a formátumban tervezi a dokumentumok importálását.
A Használjon ISDOC formátumot opció kiválasztásával lehetősége nyílik bizonyos típusú dokumentumok, például adószámlák, jóváíró számlák és beérkezett kifizetésekhez tartozó adódokumentumok XML formátumba exportálására a hivatalos ISDOC 6.0.2 specifikáció szerint a dokumentum exportálása során.
Money S3
Beállíthatja az Előtörlesztés és a Fiók mezők értékeit, amelyek ezután megjelennek az XML exportban a MoneyS3 könyvelési rendszerbe, amelyet főként Csehországban és Szlovákiában használnak. Ha ezeket a mezőket üresen hagyja a beállításokban, akkor az Előtörlesztés esetében az alapértelmezett P503 vagy P504, a Fiók esetében pedig a BAN vagy POK érték lesz érvényes az exportban.
A 24.900-as verziótól kezdve a MoneyS3 szigorúan ellenőrzi, hogy az importált fájl (azaz a webáruházból exportált fájl) tartalmazza-e ugyanazt a reprezentatív előbeállítást, mint amely már létezik a MoneyS3 beállításaiban. Tehát, ha például a MoneyS3-ban az "ABCD" van beállítva az előbeállításhoz, akkor ugyanezen információknak kell szerepelniük a webáruházból exportált fájlban is.
Alapértelmezett beállítások
Az ebben a szakaszban található beállításokkal befolyásolhatja a dokumentumok alapértelmezett beállításait. Ezen beállítások nagy része módosítható az egyes dokumentumok részleteiben.
Fizetés módja: Lehetővé teszi a manuálisan létrehozott dokumentumok alapértelmezett fizetési módjának előre beállítását.
Állandó fizetésazonosító és Specifikus azonosító: Mindkét szimbólumtípus csak előlegszámlákon és adóbizonylatokon jelenik meg.
Érvényesség: A dokumentum alapértelmezett esedékességi időszaka napokban. 0 és 365 között tetszőleges számú napot adhat meg. A végső esedékességi dátumot a dokumentum létrehozási dátuma és az itt megadott napok száma alapján határozzuk meg.
Számla megjegyzés és Megjegyzés a díjbekérőhöz: Alapértelmezett szöveg a megjegyzésekhez. A megadott szöveg megjelenik a számlákon vagy a díjbekérőkön. Az egyes dokumentumokhoz tartozó megjegyzést bármikor szerkesztheti a dokumentum részleteiben.
QR-kód: Lehetővé teszi QR-kód megjelenítését proforma számlákon és adózási dokumentumokon. A QR-kód megjelenítésének feltételei a dokumentumon:
- a dokumentumhoz kapcsolódó megrendelés banki átutalással történő fizetést tartalmaz
- belföldi fizetésnek kell lennie a Cseh Köztársaságban vagy a Szlovák Köztársaságban
- a Beállítások → Alapbeállítások → Pénznem menüpontban ki kell tölteni a bankszámlaszámot, az IBAN-számot és a BIC-kódot
Az elemek rendezése a dokumentumokban: A kiválasztott opciótól függően a dokumentumokban található tételek betűrendben, növekvő sorrendben lesznek rendezve. Ez a beállítás a megrendelések kiszállításának nyomtatására is vonatkozik.
Mutassa a vonalkódot a dokumentumokban: A dokumentumok nyomtatott verziójában megjelenik a dokumentum számát tartalmazó vonalkód. További részletek a Dokumentum áttekintése részben találhatók.
Soroljon fel egy kapcsolattartót a dokumentumokon: Jelenleg nem lehet módosítani a webáruházak kapcsolattartó személyre vonatkozó beállítását. Ez a lehetőség régebbi webáruházakra vonatkozik, ahol a kapcsolattartó személy adatai szerepelnek a dokumentumokban. Javasoljuk, hogy ne jelölje be ezt a lehetőséget.
Logó és Cégbélyegző
Kép feltöltése: Feltöltheti webáruháza vagy cége logóját, illetve bélyegzőjét a dokumentumokra. A logó a dokumentum fejlécében, a Beszállító részben jelenik meg. A bélyegző a jobb alsó sarokban jelenik meg. Az elfogadott képformátumok: PNG, JPG, GIF. Mindkét képtípus maximális mérete 500 x 500 px, a maximális fájlméret pedig 2 MB.
X korrekció beállítása és Y korrekció beállítása: Ezekkel a beállításokkal módosíthatja a bélyegző pozícióját a dokumentumokon.
Dokumentumok nyomtatása
Webáruházából nyomtathat dokumentumokat akár hagyományosan (“fizikailag”) papíron, akár PDF fájlként.
Hagyományos nyomtatás esetén a dokumentum nem nyomtatódik ki azonnal. Először egy rendszerablak jelenik meg a nyomtatási beállításokkal. Ezt a rendszernyomtatási ablakot az eszközök (számítógép, táblagép, csatlakoztatott nyomtatók, stb.) beállításai és képességei szabályozzák.
PDF-be nyomtatáskor PDF fájl jön létre. A böngésző vagy az eszköz beállításaitól függően a fájl automatikusan megnyílik, letöltődik és mentésre kerül, vagy a rendszer kéri a mentést.
Nyomtatási sablonok
Mindkét nyomtatási módszer – a normál és a PDF – ugyanazt a nyomtatási sablont használja, amely minden dokumentumtípusnál A4 méretű dokumentumokhoz van formázva.
Minden nyomtatási sablon rendszer által definiált, és nem testreszabhatók a megjelenésük és a formázásuk tekintetében.
Nyomtatási lehetőségek
Többféleképpen is kinyomtathat dokumentumokat a webáruházból. A folyamat minden dokumentumtípus esetében ugyanaz.
A dokumentum részleteiből külön-külön: A dokumentum részletei felső sávjában lépjen a Nyomtatás menübe, és válassza ki a kívánt nyomtatási módot – normál, PDF vagy bármely más elérhető lehetőséget.
Egyenként a dokumentum áttekintéséből: Amikor a dokumentum áttekintésében egy adott sor fölé viszi az egérmutatót, a táblázat utolsó oszlopában megjelenik egy PDF ikon a PDF-be nyomtatáshoz és egy nyomtató ikon a normál nyomtatáshoz.
Tömeges nyomtatás a dokumentum áttekintéséből: Ha kiválaszt bizonyos dokumentumokat (vagy egyetlen dokumentumot) a dokumentum áttekintése részben, megjelenik a Funkció menü. Itt a Nyomtatás és a PDF nyomtatása lehetőségeket találja. A Nyomtatás elindítja az összes kiválasztott dokumentum normál nyomtatását. A PDF nyomtatása egy ZIP fájlt hoz létre, amely minden dokumentumhoz külön PDF-eket tartalmaz.
Nyomtatási nyelv
Ha a webáruháza több nyelvet használ, a dokumentum mindig azon a nyelven lesz kinyomtatva, amelyen a megrendelés létrejött. Tehát, ha egy vásárló németül ad le megrendelést, akkor az adott megrendeléshez kapcsolódó összes generált és kinyomtatott dokumentum németül lesz.
Ha a megrendelés nyelvétől eltérő nyelven kell dokumentumokat nyomtatnia (akár szabványos, akár PDF formátumban), használja a dokumentumok áttekintésében található tömeges nyomtatási opciót. Itt kiválaszthatja a kiválasztott dokumentumok nyomtatásának nyelvét.
Dokumentumok exportálása
A dokumentumokat különféle formátumokba exportálhatja, ami megkönnyítheti a dokumentumok importálását a számviteli és gazdasági rendszerekbe az Ön (vagy például a könyvelői) számára. A dokumentumok exportálásával kapcsolatos további részletekért lásd a külön cikket.
