Számlázás

Bizonylatok

A bizonylatok valamennyi típusát az adminisztrációban a Rendelések menüpont alatt találja. Itt tekintheti át a számlákat, a díjbekérőket, a jóváíró számlákat és a szállítóleveleket.

Minden bizonylattípusnál 4 könyvjelző áll a rendelkezésére: Összes dokumentum, Érvényes, Törölve és Napló. (01. ábra)

Bizonylatok kikeresése vonalkódolvasóval

A bizonylatokban megjelenik az a vonalkód, ami ennek a bizonylatnak a számát hordozza. A vonalkód a bizonylatban a PDF dokumentumban vagy a nyomtatási nézetben jelenik meg. Így a régebbi bizonylatok is elláthatók vonalkóddal.

A vonalkód alapján a bizonylatok kódleolvasó segítségével is kikereshetők. Nincs szükség a szűrő használatára. Elég beolvasni a vonalkódot a kinyomtatott bizonylatról. A Vonalkódolvasó cikkben további tippeket talál arról, hogyan könnyítheti meg a munkáját a leolvasó segítségével.

Ahhoz, hogy használni tudja ezt a módszert, engedélyezni kell a vonalkódok generálását. Az admin felületen lépjen a Beállítások -> Rendelések -> Dokumentumok oldalra. Görgessen lejjebb az Alapértelmezett beállítások részhez, ott aktiálja a Mutassa a vonalkódot a dokumentumokban opciót.

Számlázás beállítása

Legelőször be kell állítani a számlázás viselkedését: megrendelések számozása, számlák számozása, logó, bankszámlaszám és egyéb kellékek. Ezt az admin felületen a Beállítások →Rendelések → Dokumentumok menüpontban tudja megtenni.

• Előtag:: a mező számokat és betűket is tartalmazhat. Általában az a dátum használatos előtagként, amikor a bizonylat adott típusa létrehozásra került. Ahhoz, hogy a bizonylatba bemásolódjon az aktuális rendszerdátum úgy, ahogyan a számítógépében beállításra került, a mezőbe beírhatja a következő jelet:
  • %YY%%MM%%DD% (aktuális dátum pl.: 14. 09. 2021 mint 210914)
  • %YYYY% (aktuális év, pl. 2021)
  • %YY% (aktuális év rövidített alakban, pl. 2021, mint 21)
  • %MM% (aktuális hónap, pl.: szeptember, mint 09)
  • %DD% (aktuális nap, pl.: a hónap ötödik napja, mint 05)
• Karakterszám: az összes karakter száma a megrendelés illetve bizonylat megjelölésében.
• Ettől kezdve: a számsor elejét határozza meg.
• Megjegyzéssel együtt nyomtassa ki a tételeket: amennyiben kipipálásra kerül, a nyomtatási összeállításba beillesztésre kerül a tétel megjegyzése. Így paramétereket is bemásolhat a megjegyzésbe. Amennyiben ezt a választási lehetőséget a megrendelések kivételével minden bizonylatnál kipipálja, a megjegyzés és a paraméterek is bemásolódnak azokba.
• A termék helyének megjelenítése a raktárban: ez a beállítás csak a megrendelésekre érvényes. Bekapcsolás után lehetővé teszi a megrendelésben a raktári pozíció megjelenítését. Ez a funkció főleg akkor hasznos, ha ezt a bizonylatot belső célra is használja a megrendelések előkészítésénél és azok kiadása során. (Erre a célra azonban a speciálisan létrehozott Szállítójegyzék használatát javasoljuk).
• Termékparaméter hozzáadása az elem megjegyzéséhez: itt az olyan leíró paraméterek kerülhetnek bemásolásra, melyek a termék részletezésében a Paraméterek könyvjelzőn szerepelnek.
  • Minden paramétert új mezőbe másoljon be. Az új mezőt a paraméterhez a plusz ikonra kattintva szúrja be.
  • A bemásolt paraméterek nem jelennek meg a megrendelés részleteiben és a megrendelés kiszállításának részleteiben sem. A paraméterek a megrendelés nyomtatásánál illetve PDF formátumba exportálásánál lesznek láthatók.
• Párosítsa a fizetésazonosító számot a rendeléssel: ez a választás egységesíti a számlaszámokat és a díjbekérőket a megrendeléssel.
• Fizetés módja: amennyiben egységes fizetési módot szeretne a számlákra.
• Fizetési határidő: 7, 14 és 21 napos lehetőség közül választható ki.
• Számla megjegyzés: Az egyes számlákon megjelenő egyedi jegyzetet adhatja meg.
• Megjegyzés a díjbekérőhöz: átírja az itt megadott szöveget az összes díjbekérőre
• Az elemek rendezése a dokumentumokban: a tételek e szerint a beállítás szerint kerülnek sorba rendezésre, kivéve a megrendelések kiszállítási nyomtatásában lévő bizonylatokat. A következő lehetőségek közül választhat:
  • Terméknév szerint
  • Termékkód szerint
  • Raktári elhelyezkedés szerint
• Logó: a számlára feltölthető logó a vállalata képével. Megengedett formátumok: PNG, JPG, GIF.
• Cégbélyegző: a bélyegzőt a számla jobb alsó sarkába kell feltölteni. A bélyegző képének formátuma PNG, JPG, GIF lehet. Az X sor és az Y oszlop segítségével helyezheti arrébb a számlán a bélyegzőt.

A bankszámlaszámot a rendszer automatikusan másolja a számlába, amennyiben azt megadta az admin felületen (Beállítások → Alapbeállítások → Pénznem). A számlázási cím az admin felületen (Beállítások → Alapbeállítások → Áruház beállítása) megadott beállítás szerint másolódik be.

Bizonylatok automatikus létrehozása

A díjbekérők, adóbizonylatok és szállítólevelek a megrendelések állapotának megváltozása után - melyeknél az ilyen funkció be van állítva - automatikusan generálhatóak.

A bizonylatok készítését a Beállítások → Rendelések → Rendelési állapotok (03. ábra) menüpontban találja. A megrendelés konkrét állapotára kattintva megnyílik annak részletezése. Ezután a Bizonylatok készítése szekcióban jelölje be a bizonylat megfelelő típusát.

A bizonylat minden esetben automatikusan létrehozásra kerül, amikor bármelyik megrendelés másik állapotba lép.

Ezt a beállítást úgy válassza meg, hogy a lehető legjobban igazodjon a munkamenetéhez a megrendelések kezelése során. Az állapotok bizonylatok létrehozásával történő összehangolásának példáját a Rendelési állapotok bekezdésben találja.

Új számla készítése manuálisan

Az admin felületen a Rendelések menüpontban az összes megrendeléshez hozzáfér.

Kattintson annak a megrendelésnek a részleteire, amelyhez számlát akar készíteni. Jobbra fent válassza a Dokumentum gombot, majd válassz ki, hogy számlát, díjbekérőt vagy szállítólevelet akar-e készíteni. (04. ábra)

A következő példában a Díjbekérőt választottuk (az adóügyi bizonylat készítésére szolgáló menü ugyanezeket az elemeket tartalmazza). Megszerkesztheti a számlaszámot, a variábilis jelet, az állandó- és változó fizetésazonosítókat, a kiállítás dátumát, fizetési határidőt és a teljesítés formáját (05. ábra).

Ezt követően az elkészült díjbekérőt a Rendelések → Díjbekérők menüpontban találja meg. A Hozzáadás gomb segítségével manuálisan is elkészítheti a díjbekérőt. A díjbekérő részleteit az adott sorra kattintva jelenítheti meg. Az utolsó jobb oldali oszlopban további műveleteket is elvégezhet. (06. ábra)

A bal oldali kék ikon a díjbekérő PDF fájlként történő generálására, a nyomtató ikon a kinyomtatására szolgál, míg a kereszt kitörli a bejegyzést. A PDF fájlt létrehozhatja és kinyomtathatja a díjbekérő részleteiből is.

Az adóügyi bizonylatokat a Rendelések → Számlák könyvjelző alatt találja. Működési elvük hasonló a díjbekérőhöz. (06. ábra)

Számla hozzáadása a kifizetett díjbekérőhöz

Állítsa ki a díjbekérőt a megrendelések részleteiben (a felső eszközlistában a Dokumentum → Díjbekérő készítése gomb segítségével). Ezután a megrendelés részleteiből a Dokumentum gomb segítségével készítse el az adóügyi bizonylatot vagy a számlát (attól függően, hogy ÁFA fizetésre kötelezett-e), ahol fel van tüntetve a díjbekérő száma (Kód oszlop).

Majd a számla részleteiben beillesztheti a díjbekérőt (Hozzáadás → Díjbekérő gomb), aminek a kódja megegyezik az adóbizonylatéval. Ennek a díjbekérőnek az összege az adóügyi bizonylaton leszámításra kerül. (07. ábra)

A bizonylat érvényességét illetve érvénytelenségét a számla áttekintésében az Érvényes oszlopban korlátozhatja.

Jóváírás készítése

A jóváírás a számlából készül, erre háromféle esetet mutatunk be: 

• ha egy teljes rendelés visszaküldésre került és szükséges jóváírást készíteni a teljes csomagról, vagy
• ha egy terméket kell jóváírni úgy, hogy már megtörtént a befizetés (így jóváíró számla kell a visszautaláshoz), vagy
• ha a rendelésnek csak egyes elemei kerültek visszaküldésre, így azokról kell jóváírást készíteni.

Teljes jóváírás létrehozása

Ha a számlát teljes egészében jóvá kell írni, ezt  a számla részletezésén a Dokumentum -> Jóváírási értesítés létrehozása opcióval tehetjük meg (08. ábra). A Jóváírási értesítőt zárolni kell, így küldésre kerül a NAV rendszerébe.

8. ábra

Jóváíró számla egy-egy tétel visszautalásához

Ha akkor van szükség jóváírásra, amikor már korábban megtörtént a száma befizetése, és jóváírási értesítő szükséges az adott tételre (tehát már nem szerkeszthető a számla maga), akkor a számláról indítva készíthető el a jóváírási értesítés, a fent bemutatott módon. A jóváíró számláról szükséges törölni, amit nem szeretnénk jóváírni, majd zárolni.

Számla szerkesztése jóváírással

Ha a számlát úgy kell módosítani a jóváírással, hogy csak bizonyos tételeket szeretnénk törölni róla (mert a vásárló csak egy-egy tételt küldött vissza), akkor a következő a teendő. Első lépés a számla zárolásának feloldása (09. ábra). 

Felugrik egy figyelmeztető ablak: Megpróbálja feloldani a dokumentumot. Most létrehozunk egy jóváírást és átirányítjuk az új számlára. Szeretné folytatni? -> Ezt hagyjuk jóvá: OK.

A következő, ami tapasztalható, hogy minden más kattintás nélkül megnyílik az új számla, ami nincs zárolva, tehát így az új számla szerkeszthető. Ezt kell annak megfelelően módosítani, hogy mi történt: csak az a tétel maradjon rajta, ami a vásárlónál van, és a visszaküldött tételeket törljük róla. Amikor a szerkesztés kész, akkor ugyanígy a zárolással kell befejezni a műveletet.

A jóváírás áttekintését a Rendelések → Jóváíró számla helyen találja.

Szállítólevél készítése

A megrendelés részleteiben kattintson a Dokumentum gombra, válassza a Szállítólevél létrehozása lehetőséget. A szállítólevél áttekintését a Rendelések → Szállítólevelek helyen találja.

Dokumentumok exportálása

Számlák / díjbekérők / jóváírási értesítők és szállítólevelek exportálása

A dokumentumok külső számviteli rendszerbe történő átvitelének megkönnyítése érdekében a dokumentumok exportja több formátumban készíthető. Az exportálási lehetőség a Rendelések -> Számlák / Díjbekérők / Jóváíró számla / Szállítótólevelek menüpontban található (10. ábra)

Miután a jobb felső sarokban található Export lehetőségre kattint (Számlák esetében rámozgatja az egeret), megjelenik egy ablak a következő lehetőségekkel:

• A fájlba exportálható dokumentumok köre: ez korlátozható a számlaszám, a kiállítás dátuma vagy az adózási időszak szerint
• Pénznem: a fájlba exportálandó dokumentumok pénzneme. Ha több pénznemet használ webáruházában, mindegyiket exportálnia kell, a pénznemek nem kombinálhatók egy exportban
• Exportálás típusa: a rendelkezésre álló exportformátumok: XML (Pohoda) - ez a cseh piaca való forgalmazáskor volna érdekes; XML (Pénz S3) - szintén;  CSV (szövegfájl); XLSX (Excel fájl)
• Exportálás korábbi ÁFA-értékekkel együtt: a korábbi ÁFA kulcsokat használhatja
• Csatolni a díjbekérőket: A kapcsolódó díjbekérők automatikusan bekerülnek az exportált számlák közé.
• Rendelések a legrégebbitől : meghatározza a dokumentumok sorrendjét a fájlban.

A számlák exportálásában a többi dokumentumhoz képest egy extra opciót talál: Összegző jelentés ÁFA alapján.

Összegző jelentés ÁFA alapján

• A fájlba exportálható dokumentumok köre: ez korlátozható a számlaszám, a kiállítás dátuma vagy az adózási időszak szerint
• Forrás : a rendelések korlátozhatók attól függően, hogy a webáruházon vagy a pénztáron keresztül jöttek létre.
• Fizetés módja: a Beállítások → Fizetés és szállítás → Fizetési módok menüpontban  beállított fizetési mód korlátozása . Minden fizetési módhoz tartozik egy meghatározott számlázási mód.
• Számlázás : utánvét , készpénz, banki átutalás , kártya . Meghatározza a számlázás típusát a webáruházban beállított fizetési módokhoz.
• Pénznem : megadja a fájlba exportált dokumentumok pénznemét. Ha több pénznemet használ a webáruházban, az exportálást mindegyiknél el kell végezni. A pénznemek nem kombinálhatók egy exportban.
• EET : az export csak az EET-köteles (vagy nem EET-köteles) rendelésekre korlátozható.

Dokumentumok exportálása PDF formátumban

A dokumentumok több helyen is letölthetők - a megrendelés áttekintésében, az adott dokumentum részleteiben vagy az egyes dokumentumtípusok áttekintésében.

Ha egyszerre több dokumentumot szeretne letölteni, kattintson az adott dokumentumtípus áttekintésére (pl. Rendelések → Számlák) vagy a megrendelések áttekintésére (Rendelések → Rendelések).

A bal oldali oszlopban található jelölőnégyzet segítségével válassza ki a letölteni kívánt dokumentumokat. Ha a teljes oldalról szeretné letölteni a dokumentumokat, használja a bal felső sarokban lévő jelölőnégyzetet a lista felett. Ezután kattintson a Funkciók gombra, és válassza a PDF nyomtatása lehetőséget.