Rendelések

A rendelések a webáruház mindennapi működésének alapját jelentik. Az adminisztrációban ellenőrizheti az ügyfél adatait, a fizetést, a tételek elérhetőségét, létrehozhatja a dokumentumokat, és előkészítheti a rendeléseket kiszállításra. A rendelés teljesítése után kapcsolódhat hozzá áruvisszaküldés vagy elállás a szerződéstől is.

Ebben a cikkben a rendelésekkel végzett munka áttekintését találja a rendelések listájától a rendelés részletein át az adminisztrációban elérhető alapvető lehetőségekig. A rendelés fogadásától az elküldésig tartó lehetséges munkafolyamatot külön cikkben mutatjuk be: Rendelés feldolgozása. A folyamatot főként a rendelési állapotok, az állapothoz kötött e-mailek és az automatikus dokumentumkészítés befolyásolják.

Ha gyorsan szeretné ellenőrizni a rendeléseket, vagy a megfelelő részt keresi a cikkben, kezdje ezzel az áttekintéssel:

• Az új és régebbi rendeléseket a Rendelések → Rendelések menüpontban találja. Az áttekintésben módosíthatja a rendelés állapotát, használhatja a gyors előnézetet, a keresést és a szűrőt, figyelheti az ikonokat és színes jelöléseket, vagy több rendelést is kezelhet egyszerre a csoportos műveletekkel.
• Egy konkrét rendelést a rendelési kódra kattintva nyithat meg. A rendelés részleteiben ellenőrizheti az ügyfél adatait, a tételeket, a fizetést, a szállítmányokat, a dokumentumokat, az előzményeket és a további füleket.
• A rendelés feldolgozását általában a rendelési állapotok irányítják. Az állapotváltáshoz kapcsolhat állapothoz kötött e-maileket, automatikus dokumentumkészítést, raktárigényeket vagy további automatizmusokat.
• Raktári munkához használhatja az előkészítést, a rendelés kiszállításra történő előkészítését, vagy közvetlenül folytathatja a rendelés csomagolásával és elküldésével. A szállítmányok kezelésében a Shoptet Logisztika és a Shoptet Logisztika – szállítmányok áttekintése is segít.
• A rendelés teljesítése után következhet áruvisszaküldés vagy reklamáció. A részletesebb folyamatot az Áruvisszaküldés és elállás a szerződéstől cikk írja le.

Hogyan jöhet létre rendelés

A rendelés többféleképpen jöhet létre a webáruházban:

• A vásárlás befejezésével a webáruház kosarában: ez a rendelések leggyakoribb létrejöttének módja. A vásárló befejezi a vásárlást a kosárban, a rendelés pedig automatikusan megjelenik az adminisztrációban a Rendelések → Rendelések menüpontban, az alapértelmezett állapotban.
• Manuálisan az adminisztrációban: új rendelést a rendelések áttekintésében a Hozzáadás gombbal hozhat létre. Ez például webáruházon kívül fogadott rendelésnél hasznos. Rendelést manuálisan egy már létező rendelés másolataként is létrehozhat.
• Pénztáron keresztül: a pénztárban véglegesített értékesítésből az adott pénztárhoz kapcsolódó rendelés jön létre.
• Marketplace platformról: ha használja az Árukereső, a Marketplace Összekapcsolás vagy például az Allegro összekapcsolását, a marketplace-ről érkező rendelések bekerülnek a Shoptet adminisztrációjába, és a többi rendelés között dolgozhat velük.
• Alkalmazáson vagy külső kapcsolaton keresztül: egyes alkalmazások vagy külső rendszerek a saját beállításuk szerint hozhatnak létre vagy továbbíthatnak rendeléseket a Shoptetbe. A konkrét működés mindig az adott kapcsolattól függ.

A rendelés forrásától függetlenül a rendelések áttekintésében találja meg, és a saját munkafolyamata szerint dolgozhat vele tovább.

Rendelések áttekintése

Az összes rendelés áttekintését az adminisztrációban a Rendelések → Rendelések menüpontban találja. Ez a rész az új rendelések gyors ellenőrzésére, az állapotok módosítására, keresésre, szűrésre és a rendelések csoportos kezelésére szolgál.

A rendelések áttekintésében főként ezekkel az elemekkel dolgozik:

• Rendelési állapotok fülei: a rendelések az egyes állapotok szerint jelennek meg. Ha bekapcsolta a rendelések számának megjelenítését, az adott állapotnál a rendelési darabszámot is látja. Ezt a beállítást a Beállítások → Rendelések → Rendelések további beállításai részben, az Egyéb beállítások szakaszban találja.
• Mentés: elmenti az áttekintés sorain közvetlenül elvégzett módosításokat, például a rendelési állapot módosítását. Az állapotokkal végzett munkáról bővebben a Rendelési állapot és e-mailek küldése részben olvashat.
• Hozzáad: új rendelés manuális létrehozására szolgál az adminisztrációban.
• Szűrés: megnyitja a rendelések részletes szűrését. A részleteket a Rendelések keresése és szűrése részben találja.
• Funkció: csoportos műveleteket tesz lehetővé a kijelölt rendelésekkel, például állapotmódosítást, nyomtatást, exportot vagy törlést. A lehetőségeket a Rendelések csoportos kezelése rész mutatja be. A raktári nyomtatási alapanyagok a rendelés kiszállításra történő előkészítéséhez kapcsolódnak.
• Rendelési táblázat: a rendelések alapadatait tartalmazza, például a kódot és dátumot, az ügyfél nevét, a szállítási módot, a fizetést, az értékesítési csatornát, az állapotot és az árat. Az ikonok és jelölések jelentését a Tájékozódás a rendelések áttekintésében részben találja.

A rendelés állapotát közvetlenül az áttekintés sorában is módosíthatja. A módosítás után ne felejtsen el a Mentés gombra kattintani.

Gyors előnézet és műveletek a rendelésnél

Ha az egérmutatót a rendelés sorára viszi, további műveletek jelennek meg.

Az áttekintésből:

• megnyithatja a rendelés részleteit a rendelési kódra kattintva,
• megjelenítheti a rendelés gyors előnézetét, ha az egérmutatót a rendelési kód fölé viszi,
• exportálhatja a rendelést PDF formátumba,
• létrehozhat adóügyi dokumentumot, vagy megnyithat egy már létező dokumentumot,
• kinyomtathatja a rendelést.

A gyors előnézetben a rendelés és tételei alapadatai jelennek meg, beleértve a raktári elérhetőséget is.

Rendelések keresése és szűrése

A rendelést közvetlenül az áttekintésben a keresőmezővel vagy a szűrővel találhatja meg. Az alapkeresés akkor hasznos, ha ismeri a rendelés számát, az ügyfél nevét vagy e-mail-címét. A részletes szűrőt akkor használja, ha konkrét rendelési vagy tételparaméterek alapján kell keresnie.

Keresés vonalkóddal

A rendelésekben és dokumentumokon megjelenhet a rendelési számot tartalmazó vonalkód. A vonalkód megjelenítését a Beállítások → Rendelések → Dokumentumok rész Alapértelmezett beállítások szakaszában kapcsolhatja be. A vonalkód a rendelés PDF vagy nyomtatási nézetében jelenik meg, így régebbi rendelésekhez is létrehozható.

A rendelést ezután vonalkódolvasóval is megkeresheti. Elég beolvasni a kinyomtatott rendelésen vagy dokumentumon található vonalkódot, és nem szükséges szűrőt használni.

Rendelési szűrő

A szűrő több paraméter alapján keres a rendelések között. Használhatja például kifizetetlen rendelések ellenőrzéséhez, konkrét terméket tartalmazó rendelések kereséséhez vagy raktári munkához.

A szűrő gyakran használt mezői például:

• Rendelés kódja: ha csak a kód egy részét ismeri, használhat csillagot. A 1234* beírása a 1234 karakterekkel kezdődő rendeléseket keresi, a *1234* pedig azokat, amelyek tartalmazzák ezt a karakterláncot.
• Név és vezetéknév, e-mail, telefon, cégjegyzékszám vagy EU-s adószám: segítenek az ügyfél adatai alapján megkeresni a rendelést.
• Dátum ettől és Dátum eddig: konkrét időszakra szűkítik az eredményeket.
• Szállítási mód, fizetés neve, fizetési forma vagy kifizetve: a fizetések és a kiszállítás ellenőrzésénél hasznosak. Banki átutalásoknál javasoljuk az automatikus fizetéspárosítást a Banki Összekapcsolás szolgáltatáson keresztül a Shoptet Pay részeként.
• Termékkód, termék EAN-kódja, PLU-kód vagy termék / kupon neve: a rendeléseket tételek alapján keresi. A Termék / kupon neve mezővel kedvezménykuponnal rendelkező rendeléseket is kereshet.
• Csomagszám, átvételi hely, kapcsolódó dokumentumok, adózási mód, pénznem vagy értékesítési csatorna: specifikus rendelésellenőrzésnél használhatók. A dokumentumokkal végzett munkát részletesebben a Számlázás cikk mutatja be.

Az EAN-kód szerinti szűrés hasznos az előkészítésnél is, ha vonalkódolvasót használ. A kód beolvasása után az EAN bekerül a szűrőbe, és megkeresheti azokat a rendeléseket, amelyek az adott terméket tartalmazzák.

Tájékozódás a rendelések áttekintésében

A rendelések áttekintésében több ikon és vizuális jelölés jelenik meg. Ezek segítenek gyorsan felismerni a fizetés állapotát, a rendelés forrását, a megjegyzéseket vagy a szállítmány állapotát.

Megjegyzések és jegyzetek

• Kék, kitöltetlen ikon jelöli a webáruház megjegyzését. A megjegyzések a rendelés részleteinek alsó részén találhatók.
• Kék, kitöltött ikon jelöli a webáruház jegyzetét. A jegyzet a rendelés részleteinek alsó részén található.
• Narancssárga, kitöltött P betűs ikon jelöli azt a rendelést, amelyhez az ügyfél megjegyzést adott. Az ügyfél megjegyzését a rendelés részleteiben, az Ügyfélkapcsolat résznél találja.

A webáruház jegyzete hozzáadódik a megjegyzések számához. Egy megjegyzés és egy jegyzet ezért kitöltött, 2-es számú ikonként jelenik meg. Három webáruházi megjegyzés kitöltetlen, 3-as számú ikonként jelenik meg.

Nagykereskedelem

A nagykereskedelmi ügyfelek által létrehozott rendeléseket kék, nagy N betűs ikon jelöli. A kiskereskedelem és nagykereskedelem megkülönböztetéséről a Nagykereskedelem cikkben olvashat bővebben.

EU-s adószám ellenőrzése

A piros kör az ügyfél neve és vezetékneve oszlopban arra figyelmeztet, hogy az ügyfél EU-s adószáma nem ment át az ellenőrzésen. Az ellenőrzés állapotát a rendelés részleteiben, a Számlázási cím résznél módosíthatja manuálisan.

Fizetés

A Fizetés oszlopban színes körök jelenhetnek meg:

• Kör nélkül: a fizetési információ még nincs beállítva vagy nem érkezett meg. Banki átutalásnál például még nem történt meg a banki párosítás, online fizetésnél pedig a vásárló nem fejezte be a fizetési kísérletet.
• Zöld: a rendelés ki van fizetve.
• Szürke: a rendelés nincs kifizetve. Jellemzően olyan online fizetéseknél jelenik meg, amikor a vásárló átment a fizetési kapura, de a fizetés nem történt meg.
• Piros: a rendelés csak részben van kifizetve.
• Narancssárga: a rendeléshez a rendelés összegénél magasabb összeg érkezett be, tehát túlfizetés történt.

Szállítmány állapota

A Szállítási mód oszlopban lévő színes kör a szállítmány állapotát jelöli, ha ezt az állapotot a szállítmánykezelő szolgáltatás, például a Shoptet Logisztika átadja a rendelésnek. A szállítmányokkal ezután a Shoptet Logisztika – szállítmányok áttekintésben dolgozhat tovább.

A körök színei a következő szállítmányállapotoknak felelnek meg:

• Narancssárga: Létrehozva.
• Piros: Hiba a létrehozáskor, Nem sikerült kézbesíteni és Probléma a szállítónál.
• Kék: Kézbesítés alatt, Átvételre kész és Lezárva.
• Zöld: Kézbesítve.
• Sötétszürke: Visszakézbesítés alatt, Visszakézbesítve és Törölve.

Webáruház és pénztár

A rendelés forrását az áttekintésben a sor bal oldalán lévő színes sáv is jelölheti. A webáruházból érkező rendelések kék sávval, a pénztárból érkező rendelések zöld sávval jelennek meg.

Ügyfélértékelés

A hangulatjelek az ügyfél értékelését jelölik az Ön által beállított feltételek alapján:

• Zöld hangulatjel pozitív értékelést jelöl.
• Piros hangulatjel negatív értékelést jelöl.
• Narancssárga hangulatjel semleges értékelést jelöl, tehát pozitív és negatív értékelés kombinációját.

Erről a lehetőségről az Ügyfelek értékelése cikkben olvashat bővebben.

Rendelések csoportos kezelése

Ha egyszerre több rendelést kell kezelnie, jelölje ki őket az áttekintésben, majd használja a Funkció gombot. A csoportos műveletek például állapotmódosításhoz, nyomtatáshoz, exporthoz vagy a rendelések kiszállításra történő előkészítéséhez hasznosak.

A csoportos funkciókban az elérhető lehetőségektől függően például:

• törölheti a kijelölt rendeléseket,
• módosíthatja az állapotukat,
• kifizetettként jelölheti őket,
• dokumentumokat, például számlákat vagy díjbekérőket hozhat létre,
• kinyomtathatja a rendeléseket vagy a kiszállítási alapanyagokat,
• exportálhatja a rendeléseket.

Rendelés részletei

A rendelés részleteit a rendelési kódra kattintva nyithatja meg az áttekintésben. A részletekben ellenőrizheti az ügyfél adatait, a tételeket, a fizetést, a dokumentumokat, a szállítmányokat és a rendelés előzményeit.

Alapadatok és műveletek a részletekben

A rendelés feldolgozásakor főként ezekre a részekre figyeljen:

• Ügyfélkapcsolat, Számlázási cím és Szállítási cím: a kommunikációhoz, számlázáshoz és kézbesítéshez szükséges adatok ellenőrzésére szolgálnak.
• Rendelés állapota: meghatározza a rendelés feldolgozási fázisát. Az alapértelmezett rendszerállapotok: Teljesített, Folyamatban, Nem teljesített és Törölt. Saját állapotot a Beállítások → Rendelések → Rendelési állapotok alatt adhat hozzá.
• Forrás: megmutatja, honnan származik a rendelés. Az adminisztráció megkülönböztethet például Webáruház, Adminisztráció, konkrét pénztárak vagy marketplace platformok, például Árukereső és Allegro forrást.
• Fizetési forma, Fizetés és Adózási mód: ellenőrizze őket a dokumentumok létrehozása és a kiszállítás előtt. A fizetési beállításokat a Fizetés cikk, az adózási rendszereket pedig a Különleges adózási rendszerek: OSS és Reverse charge cikk írja le.
• Csomagszám: manuálisan is kitöltheti, hogy a vásárló nyomon tudja követni a szállítmányt. Kapcsolt szállítmánykezelő szolgáltatásoknál a szállítmányokat például a Shoptet Logisztika segítségével kezelheti.
• Csomag állapota: a szállítmány állapotát jeleníti meg, ha azt a használt szállítmánykezelő szolgáltatás átadja a rendelésnek.

A részletek felső részén olyan műveletek lehetnek elérhetők, mint a Mentés, Mentés és kilépés, Pénztár, SMS, E-mail, Nyomtatás, Export, Shoptet Pay, Dokumentum, Másolat vagy Törlés. A konkrét műveletek elérhetősége a webáruház beállításaitól, az aktív alkalmazásoktól és a rendelés állapotától függ.

A részletek fő részét a rendelési tételek táblázata alkotja. Itt találja a megrendelt termékeket, a mennyiséget, az árat, a kedvezményt, az áfakulcsot, a tétel állapotát és a webáruház beállításaitól függő további adatokat. A szállítás és a fizetés a rendelésben külön tételként szerepel, általában a táblázat utolsó soraiban. Így ezeket is ellenőrizheti, módosíthatja vagy szükség esetén lecserélheti, ugyanúgy, mint a rendelés többi tételét.

A Hozzáadás gombbal terméket, szállítási módot, fizetést vagy kedvezményt adhat hozzá a rendeléshez. A Funkciók segítségével csoportosan módosíthatja a kijelölt tételeket, például törölheti őket vagy csoportosan módosíthatja a tételállapotot a rendelési állapotokban beállított állapotok szerint.

Ha a dokumentumbeállításokban aktív a Dokumentumok szinkronizálása a rendeléssel opció, az ügyfél kapcsolati és címadatait javasoljuk a rendelés részleteiben módosítani. A változások így a kapcsolódó dokumentumokba is átkerülnek.

Rendelési állapot és e-mailek küldése

A rendelés állapotát a rendelések áttekintésében vagy a rendelés részleteiben módosíthatja. Ha az adott állapothoz állapothoz kötött e-mail kapcsolódik, az állapotváltáskor e-mail küldhető a vásárlónak. A boríték ikonra kattintva az adott állapotváltásnál kikapcsolhatja az e-mail elküldését.

A rendelési állapotot használja a folyamat irányításának fő eszközeként. A rendelési állapotok beállítása szerint automatikusan létrejöhetnek dokumentumok, módosulhat a kifizetettség jelölése, kezelhető a raktárigény, vagy állapothoz kötött e-mailek küldhetők.

Fülek a rendelés részleteiben

A rendelés részletei fülekre vannak osztva. Az elérhető fülek a webáruház beállításaitól, az alkalmazásoktól és a konkrét rendeléstől függően eltérhetnek.

Tételek

A Tételek fül tartalmazza a termékeket, a szállítást és a fizetést, beleértve a mennyiséget, árat, kedvezményt, áfát és a teljes árat. A rendelés ellenőrzésekor itt láthatja, mit rendelt a vásárló, milyen mennyiségben és milyen áron.

A fül alsó részén a rendelés összesítése jelenik meg, például az ár áfa nélkül, az áfa és a fizetendő összeg. Tételeket szükség szerint a Hozzáadás gombbal adhat hozzá.

Előkészítés

Az Előkészítés fül annak ellenőrzésére szolgál, hogy a rendelés tételei készen állnak-e elküldésre. A részletesebb folyamatot a Rendelés feldolgozása → Előkészítés részben találja.

Az előkészítési táblázatban látja a rendelés tételeit, azok elérhetőségét, a rendelt mennyiséget és azt, hogy hány darab lett már előkészítettként megjelölve. A rendelést nem kell egyszerre előkészítenie; az egyes tételeket vagy darabokat fokozatosan is kiegészítheti.

A rendelés előkészítését automatikus rendelési állapotváltáshoz is kapcsolhatja. Ezt a Beállítások → Rendelések → Rendelések további beállításai rész Megrendelés teljesítése szakaszában állíthatja be.

Előzmények

Az Előzmények fül a rendelés eseményeit jeleníti meg, például a rendelés létrehozását, az állapotváltozásokat vagy más rendszerbejegyzéseket. Segít ellenőrizni, mi történt már a rendeléssel és ki hajtotta végre a módosítást.

További információk

A Kiegészítő információk fül további rendelési adatokat tartalmaz, például saját mezők adatait, a vásárló IP-címét vagy azt, honnan érkezett a vásárló. A kiegészítő mezők a PDF exportba is bekerülnek.

Dokumentumok

A Dokumentumok fül a rendeléshez kapcsolódó dokumentumokat jeleníti meg. Ha a rendeléshez számla, díjbekérő, fizetési adóbizonylat, szállítólevél vagy más kapcsolódó dokumentum tartozik, a dokumentum száma a dokumentum részleteire mutató hivatkozásként működik.

Dokumentumokat létrehozhat közvetlenül a rendelés részleteiből, csoportosan a rendelések áttekintéséből vagy automatikusan a rendelési állapot módosításakor. A rendelés részleteiből például számlák, díjbekérők, szállítólevelek vagy fizetési adóbizonylatok hozhatók létre. A dokumentumtípusokról és beállításaikról a Számlázás cikkben és az Automatikus dokumentumkészítés részben olvashat.

Küldemények

A Szállítmányok fül a rendeléshez kapcsolódó szállítmányokat jeleníti meg. Főként akkor használja, ha a Shoptet Logisztika szolgáltatással vagy más szállítói kapcsolattal dolgozik.

Online tranzakciók

Az Online fizetési tranzakciók fül a rendeléshez kapcsolódó online fizetési tranzakciókat jeleníti meg. Ha fizetési kaput, például Shoptet Payt használ, az azon keresztül végrehajtott tranzakciók itt jelennek meg.

Megjegyzések és áruházi jegyzet

A rendelés részleteinek alsó részén találja a Megjegyzéseket és az Áruházi jegyzetet.

• Megjegyzések: az adminisztráció felhasználói közötti belső kommunikációra szolgálnak. A vásárló nem látja őket, és nem jelennek meg sem nyomtatásban, sem a kiszállítási listán.
• Áruházi jegyzet: statikus belső jegyzet a rendeléshez. A rendelés minden fülén, a nyomtatási nézetben és a kiszállítási listán is megjelenik.

Adózási mód

Manuális rendelés létrehozásakor az adminisztrációban adózási módot választhat:

• Normál: hagyományos rendelés a webáruházban beállított adókulccsal.
• OSS: az EU tagállamaiban végfelhasználóknak értékesített áruk és szolgáltatások rendszere, ha ez Önre vonatkozik.
• Reverse charge: fordított adózás az EU-n belüli, adóalanyok közötti határokon átnyúló értékesítésnél.

A beállított adózási mód ezután az adóügyi dokumentumba is átkerül. OSS módban a célország áfakulcsai használhatók a nemzetközi értékesítés beállításai szerint. Reverse charge módban a rendelés áfa nélkül jön létre, és a rendelés részleteiben az EU-s adószám ellenőrzési állapotát is ellenőrizheti.

Az OSS és a Reverse charge rendszerek az EU más tagállamaiba történő értékesítéshez kapcsolódnak. Ha nem biztos a helyes adózási eljárásban, egyeztessen könyvelőjével vagy adótanácsadójával. Az aktiválással és szabályokkal kapcsolatos részleteket a Különleges adózási rendszerek: OSS és Reverse charge cikkben találja.